Voor elk nieuw projectinitiatief schat de Vervoerregio in of het project een bijdrage kan leveren aan de regionale beleidsdoelen. Past het project binnen de investeringsagenda? Meer informatie hierover: Opstarten van projecten.
Erkenning van een projectinitiatief in de investeringsagenda, betekent opname in de initiatieffase van de projectfasering. In deze fase vindt, in overleg met de betrokken partners, nadere definiëring en afbakening van het project plaats.
Doelen & gewenst resultaat
Het doel is om een goede basis te leggen voor de samenwerking tussen de betrokken partijen. Hoe? Door de belangrijkste uitgangspunten, definities en de afbakening vast te leggen en het vervolgproces te schetsen.
Vaak is de volgende fase de verkenningsfase. Bij kleinere projecten is deze echter over te slaan of start zelfs direct de planuitwerking of realisatie.
Samenwerking initiatieffase en beslisinformatie faseovergang
In de initiatieffase gaan de betrokken partijen op zoek naar een goede basis voor de samenwerking in het project. Aanvankelijk is de programmamanager van de betreffende investeringsagenda het aanspreekpunt. In de loop van de initiatieffase (bij het opstellen van een plan van aanpak voor de verkenning) zal dat de projectbegeleider zijn (of een projectleider van de Vervoerregio indien de Vervoerregio het project zelf trekt). Afspraken zijn nog vooral bedoeld om gezamenlijke uitgangspunten te definiëren en wederzijdse verwachtingen te managen. Over het algemeen is de beslisinformatie nog globaal en indicatief; nog niet gebaseerd op studies of onderzoeken, maar op expert judgement.
Detailniveau beslisinformatie
Het gewenste detailniveau is sterk afhankelijk van de aard en omvang van het project. Voor een klein project is een half A4-tje voldoende. Voor een groot infrastructuurproject kunnen voor de start van de verkenning een uitgebreid plan van aanpak en bestuursovereenkomst nodig zijn.
Onderwerpen beslisinformatie
We maken afspraken over de onderwerpen in de onderstaande tabel. Zijn bepaalde onderwerpen voor het project niet relevant, dan kunnen de betrokken partijen hier beargumenteerd van afwijken.
1. Aanleiding, probleem, urgentie
Globale omschrijving op basis van expert judgement
2. Doelen en ambities
Afspraak tussen de betrokken partijen, hoeft nog niet specifiek of concreet
3. Belangen / verantwoordelijkheden van de betrokken partijen
Benoemen belangen en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen, eventueel inclusief voorwaarden
4. Scope en afbakening
Afspraken over de scope en afbakening, in ieder geval voor de volgende fase
5. Realisatiekosten
Indicatie van de realisatiekosten op basis van expert judgement, mogelijk met bandbreedte
6. Risicoanalyse en - beheersing
Nog niet relevant in deze fase, behalve bij kleine projecten met snelle uitvoering. In dat geval maken we afspraken over de eisen aan functionaliteit en duurzaamheid vanuit de Vervoerregio.
7. Aanbestedingsvorm
Nog niet relevant in deze fase, behalve in kleine projecten met snelle uitvoering
8. Exploitatie en beheer / onderhoud
In deze fase alleen principeafspraken maken over het toekomstige gebruik en de beoogde beheerder.
9. Effecten en kosteneffectiviteit
Inschatting van het beoogde effect van de maatregel op de beleidsdoelen van de Vervoerregio.
10. Bijdrage Vervoerregio en andere partijen
Keuze maken voor referentiebijdrage of maatwerkbijdrage. Indicatie van de bijdragen op basis van de belangen van betrokken partijen, effecten voor de beleidsdoelen, en de indicatie van de kosten. Wederzijdse verwachtingen over cofinanciering benoemen. Aangeven in welke fase we welke hardheid verwachten en mogelijk voorwaarden noemen. Eventueel een bandbreedte aanhouden of een aandeel van een bepaalde scope afgeven.
11. Planning, fasering en mijlpalen
Gezamenlijke afspraak over te hanteren fasering inclusief indicatie van het jaar of de jaren van uitvoering.
12. Plan van aanpak volgende fase, inclusief personele capaciteit en rolverdeling
Afspraken over de uit te voeren werkzaamheden, op te leveren producten, personele inzet en zaken als omgevingsmanagement om de volgende fase tot een goed eind te brengen. Keuze maken welke partij als projecttrekker optreedt en goede afspraken over rolverdeling en betrokkenheid van alle betrokken partijen.
13. (Study)kosten volgende fase
Vraagt u de Vervoerregio om een bijdrage in de studiekosten (verkenning of planstudie)? Dan is een onderbouwing van de kosten van de volgende fase op basis van plan van aanpak en planning nodig.
14. Draagvlak en communicatie
Inschatting van het draagvlak voor het realiseren van de opgave. Communicatie is in de initiatieffase doorgaans nog niet van toepassing.
Bekijk hier de afspraken en beslisinformatie bij afronding van de:
Besluit dagelijks bestuur
Op basis van de beslisinformatie over deze onderwerpen besluit het dagelijks bestuur van de Vervoerregio over: