Bij de promotie naar de planstudiefase, hebben de betrokken partijen de urgentie van het project en de oplossingsrichtingen vastgelegd. Daarbij zijn uitgangspunten en randvoorwaarden meegegeven, ook voor de financiële bijdrage. Bovendien is een plan van aanpak voor de planstudie vastgesteld en zijn de verwachtingen voor het vervolgproces (planning, kosten en financiering) gedeeld en vastgelegd.
Doelen & gewenst resultaat
Samenwerking planstudiefase en beslisinformatie faseovergang
Voorafgaand aan de planstudie zijn er nog veel vrijheidsgraden, zoals verschillende oplossingsrichtingen/alternatieven. Op basis van de planstudie maken we de belangrijkste keuzes in het project: we leggen een voorkeursoplossing vast, inclusief dekking en vervolgplanning. In de planuitwerkingsfase en realisatiefase werken we de voorkeursoplossing verder uit en leggen hem planologisch vast. Grote wijzigingen zijn niet meer de bedoeling.
Inzet deskundigen Vervoerregio
Om te komen tot een gedragen voorkeursoplossing, kunnen (indien nodig) diverse deskundigen vanuit de Vervoerregio een bijdrage leveren:
De projectbegeleider van de Vervoerregio coördineert de inzet van deze deskundigen.
Sluitende begroting
Op basis van de resultaten van de planstudie moeten de bij het project betrokken partijen een sluitende begroting maken en hun bijdrage aan het project vastleggen. Hoewel de definitieve investeringsbeslissing pas in de planuitwerkingsfase (of bij de start van de realisatiefase) volgt, is het, niet de bedoeling die fase te starten zonder sluitende begroting.
Bepaling bijdrage Vervoerregio
We bepalen de bijdrage op basis van drie aspecten:
Onderbouwing: effectonderzoeken (of inschattingen), het ontwerp (SO) en de kostenraming (SSK). De bijdrage van de Vervoerregio koppelen we aan een bepaalde scope, de te behalen effecten, de kosten- en een risicoverdeling. Meer details over het bepalen van de hoogte van de bijdrage van de Vervoerregio: deel 1.
Overeenkomst
De afspraken die betrokken partijen op basis van de planstudie maken, zijn goed in een overeenkomst vast te leggen. Per project moeten we bepalen of en in welke vorm dat gewenst is.
Onderwerpen beslisinformatie
We maken afspraken over de onderwerpen in de onderstaande tabel. Zijn bepaalde onderwerpen voor het project niet relevant, dan kunnen de betrokken partijen hier beargumenteerd van afwijken.
1. Aanleiding, probleem, urgentie
Bevestiging of eventuele aanscherping van de onderzoeken en afspraken in eerdere fasen
2. Doelen en ambities
Op basis van de resultaten van de planstudie toetsten of eerder gestelde doelen en ambities inderdaad haalbaar zijn
3. Belangen/verantwoordelijkheden van de betrokken partijen
Op basis van de resultaten van de planstudie de belangen van verschillende partijen en afspreken of eerder gemaakte afspraken aanscherpen
4. Scope en afbakening
Te hanteren scope en afbakening van de gekozen voorkeursoplossing vastleggen in klant eis specificaties, ontwerp, ontwerpnota en dergelijke
5. Realisatiekosten
Op basis van een SSK-raming de realisatiekosten bepalen. Met onderscheid in bouwkosten, EK en risicoreservering De Vervoerregio denkt mee in de inhoudelijke oplossingen en de financieel-technische uitwerking o.b.v. de kwaliteitseisen van de Vervoerregio
6. Risicoanalyse en –beheersing
Onderbouwd risicodossier en inhoudelijke en financiële afspraken tussen betrokken partijen afspraken over de omvang en risicoverdeling
7. Aanbestedingsvorm
Afspraak maken over de aanbestedingsvorm na planuitwerking
8. Exploitatie en beheer / onderhoud
Vastleggen van het effect op kosten en opbrengsten voor exploitatie en B&O en afspraak maken over het gebruik en beheer en onderhoud en de bekostiging daarvan
9. Effecten en kosteneffectiviteit
De effecten op de beleidsdoelen van de Vervoerregio vormen de basis voor een financiële bijdrage. De kosteneffectiviteit bepalen middels bijv. KEA of MKBA
10. Bijdragen Vervoerregio en overige partijen
Bepaling van de bestuurlijk toe te zeggen bijdrage van Vervoerregio op basis van de scope, effecten en kosten. Kiezen voor beschikking op basis van lump sum of werkelijk gemaakte kosten. Betrokken partijen zullen een sluitende begroting maken en hun bijdrage aan het project vastleggen
11. Planning, fasering en mijlpalen
Betrokken partijen maken afspraken over de planning, fasering en mijlpalen in het vervolg inclusief het verwachte moment van ingebruikname
12. Plan van aanpak volgende fase, inclusief personele capaciteit en rolverdeling
Afspraken over de rolverdeling en verantwoordelijkheden in de planuitwerking en realisatiefase.
13. (Studie)kosten volgende fase
Voorbereidingskosten in planuitwerkings- of realisatiefase vallen onder de engineeringskosten (EK). Afspraken maken over de hoogte van deze kosten en over de te hanteren risicokosten
14. Draagvlak en Communicatie
De mate van draagvlak voor de te kiezen oplossing en afspraken over wie verantwoordelijk is voor de primaire communicatie over het project en hoe andere partijen daarbij betrokken worden
Bekijk hier de afspraken en beslisinformatie bij afronding van de:
Besluit dagelijks bestuur
Op basis van de beslisinformatie over deze onderwerpen besluit het dagelijks bestuur van de Vervoerregio over: