Header met kruimelpad

Fasering van initiatief naar realisatie

Tekst (1 kolom, smal)

Verkenningsfase

Wat is de urgentie van het project? Welke oplossingsrichtingen gaan we onderzoeken? Wat is het belang van elke projectpartner? Vragen waar concrete antwoorden op moeten komen in de verkenningsfase.

Tekst (1 kolom, smal)

Wat we meenemen uit de initiatieffase

Bij de promotie van de initiatieffase naar de verkenningsfase, hebben de betrokken partijen de belangrijkste kaders en verwachtingen (doelen, uitgangspunten, definities, afbakening en dergelijke) voor het project vastgelegd. Ook is een plan van aanpak voor de verkenning vastgesteld. Bovendien zijn de verwachtingen voor het vervolgproces (planning, kosten en financiering) gedeeld en vastgelegd.

Tekst (1 kolom, smal)

Doelen & gewenst resultaat

Doelen 
  1. Problemen en kansen benoemen om inzicht te krijgen in de urgentie van het project
  2. Oplossingsrichtingen identificeren voor uitwerking en beoordeling in de planstudiefase
  3. Afspraken maken over de bekostiging van het project, zodanig dat er in ieder geval zicht op een sluitende begroting
  4. Afspraken maken over het vervolgproces
Resultaat 

  1. Vastgesteld en gedragen plan van aanpak voor de volgende fase
  2. Besluit van het dagelijks bestuur over de promotie naar de volgende fase
  3. Reservering van een bijdrage in het programma van een of meer investeringsagenda’s

Vaak is de volgende fase de planstudiefase. Bij kleinere projecten is deze over te slaan of kan zelfs direct de realisatie starten.

Tekst (1 kolom, smal)

Samenwerking verkenningsfase en beslisinformatie faseovergang

In de verkenningsfase staat de vraag centraal wat de urgentie van het project is en welke oplossingsrichtingen relevant zijn om nader te onderzoeken.

Wat willen we precies?

Belangrijk is dat de betrokken partijen hun belang bij het project helder maken en concretiseren. Dat kan door kaders, uitgangspunten en randvoorwaarden te benoemen. Vervolgens kunnen we een beoordelingskader afspreken voor een afweging tussen alternatieve oplossingen in de planstudie. Dat kader beschrijft bijvoorbeeld welke doelen centraal staan en hoe we in het vervolg rekening houden met kosteneffectiviteit (MKBA, business case, etc.).

Inzet deskundigen Vervoerregio

Om de kaders, uitgangspunten en randvoorwaarden goed mee te geven, kunnen diverse deskundigen vanuit de Vervoerregio een bijdrage leveren:

  • Inhoudelijk: op het gebied van (bijvoorbeeld) openbaar vervoer en fiets, zodat de inhoudelijke uitgangspunten en randvoorwaarden duidelijk zijn.
  • In bepaalde OV-projecten is het wenselijk de vervoerder erbij te betrekken. Bijvoorbeeld als een bedieningsgarantie vereist is;
  • Financieel-technisch: ontwerpuitgangspunten (functioneel en duurzaam) en randvoorwaarden voor financiering.

De projectbegeleider van de Vervoerregio coördineert de inzet van deze deskundigen.

Voldoende perspectief voor realisatie?

Op basis van de verkenning volgt (over het algemeen) het besluit om een planstudie uit te voeren. Belangrijke voorwaarde: voldoende perspectief voor realisatie van het project. Dat gaat om draagvlak (omgeving), effectiviteit, maar ook de financiële dekking. De betrokken partners moeten aangeven welke bijdrage ze verwachten. Afhankelijk van de aard en omvang van het project, kunnen we bijvoorbeeld met een intentieverklaring werken. Het kan handig zijn om afspraken te maken over een aandeel van een bepaalde scope of juist over vaste bedragen (een soort taakstellend budget). Dat zal per project verschillen.

Tekst (1 kolom, smal)

Onderwerpen beslisinformatie

We maken afspraken over de onderwerpen in de onderstaande tabel. Zijn bepaalde onderwerpen voor het project niet relevant, dan kunnen de betrokken partijen hier beargumenteerd van afwijken.

Tekst (uitklapbaar, smal)
Afspraken / beslisinformatie bij de afronding van de verkenningsfase
Indicatie van het gewenste detailniveau per onderwerp

1. Aanleiding, probleem, urgentie

Gezamenlijk vaststellen door de betrokken partijen. Meestal kwantitatief onderbouwd op basis van uitgevoerde onderzoeken. In kleine projecten op basis van expert judgement.

2. Doelen en ambities 

Aanscherping van de eerder benoemde doelen en ambities, zoveel mogelijk SMART

3.  Belangen / verantwoordelijkheden van de betrokken partijen

Aanscherpen belangen en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen

4. Scope en afbakening 

Vastleggen geografische afbakening en inhoudelijke scope (klant eis specificaties), mede op basis van de mee te nemen oplossingsrichtingen. Een beoordelingskader vaststellen. Dit geeft inzicht in de keuze voor een alternatief en welke onderzoeken daarvoor nodig zijn. 

5. Realisatiekosten 

Afspraak over de (bandbreedte van de) realisatiekosten op basis van de geïdentificeerde oplossingsrichtingen.

6. Risicoanalyse en - beheersing

Afspraken over projectrisico’s en beheersing daarvan. Gedetailleerde analyse van de procesrisico’s in de volgende fase. 

7. Aanbestedingsvorm 

Nog niet relevant in deze fase, behalve in kleine projecten met snelle uitvoering

8. Exploitatie en beheer / onderhoud 

Inschatting van het effect op kosten en opbrengsten voor exploitatie en B&O en uitgangspunten en randvoorwaarden vastleggen voor het toekomstige gebruik en de beoogde beheerder. 

9. Effecten en kosteneffectiviteit 

Onderbouwing van de effecten afgezet tegen de onderbouwde problematiek en de verwachte kosteneffectiviteit, eventueel middels KEA of MKBA.

10. Bijdragen Vervoerregio en andere partijen 

Uitgangspunten en randvoorwaarden voor de financiële bijdrage van de Vervoerregio en cofinanciering vastleggen. O.b.v. de oplossingsrichtingen, beoogde effecten en eerste ontwerpen en ramingen, een verwachting afgeven. Eventueel een bandbreedte aanhouden of een aandeel van een bepaalde scope bepalen. Belangrijk is dat de betrokken partijen gezamenlijk tot de conclusie komen dat er voldoende zicht is op financiering om de volgende fase te starten.

11. Planning, fasering en mijlpalen

Te hanteren fasering bevestigen en mijlpalen benoemen in de vervolgplanning met in ieder geval de verwachte jaren van uitvoering.

12. Plan van aanpak volgende fase, inclusief personele capaciteit  en rolverdeling

Gedetailleerde afspraken over de uit te voeren werkzaamheden, op te leveren producten, personele inzet en zaken als omgevingsmanagement. Projecttrekker voor de volgende fase kiezen. Afspraken maken over trekkerschap in planuitwerking en realisatie/aanbesteding. Goede afspraken over rolverdeling en betrokkenheid van alle betrokken partijen. 

13. (Studie)kosten volgende fase 

Vraagt u een bijdrage van de Vervoerregio in de kosten van de planstudie? Dan is onderbouwing van de kosten van de volgende fase o.b.v. plan van aanpak en planning nodig.

14. Draagvlak en communicatie 

De te verwachten mate van draagvlak voor het realiseren van de maatregel(en) en afspraken over wie verantwoordelijk is voor de primaire communicatie over het project en hoe andere partijen daarbij betrokken worden


Bekijk hier de afspraken en beslisinformatie bij afronding van de:  

Initiatieffase

Planstudiefase

Planuitwerkingsfase

Tekst (1 kolom, smal)

Besluit dagelijks bestuur

Op basis van de beslisinformatie over deze onderwerpen besluit het dagelijks bestuur van de Vervoerregio over:

  1. de promotie naar de volgende fase;
  2. een eventuele reservering in het uitvoeringsprogramma van de Vervoerregio en
  3. een bijdrage aan de (studie)kosten van de vervolgfase. 

Tekst items

Vervoerregio maakt gebruik van cookies

Beste bezoeker,

Op onze website plaatsen wij alleen functionele en analytische cookies. Deze zijn noodzakelijk om de website goed te laten werken, het gebruik te kunnen meten en onze website te kunnen verbeteren. Uit deze cookies zijn geen persoonlijke gegevens te herleiden, ze zijn volledig geanonimiseerd.

Wij bieden u de mogelijkheid om onze artikelen via de website te plaatsen op social media. Wanneer u hiervoor kiest, wordt u doorgeleid naar een andere partij. Op social media kunnen er andere instellingen en voorwaarden gelden. Stelt u zich hiervan op de hoogte.

Door op ‘Akkoord’ te klikken of deze website te gebruiken ga je akkoord met het plaatsen van functionele en analytische cookies.

Vervoerregio maakt gebruik van cookies

Beste bezoeker,

Op onze website plaatsen wij alleen functionele en analytische cookies. Deze zijn noodzakelijk om de website goed te laten werken, het gebruik te kunnen meten en onze website te kunnen verbeteren. Uit deze cookies zijn geen persoonlijke gegevens te herleiden, ze zijn volledig geanonimiseerd.

Wij bieden u de mogelijkheid om onze artikelen via de website te plaatsen op social media. Wanneer u hiervoor kiest, wordt u doorgeleid naar een andere partij. Op social media kunnen er andere instellingen en voorwaarden gelden. Stelt u zich hiervan op de hoogte.

Door op ‘Akkoord’ te klikken of deze website te gebruiken ga je akkoord met het plaatsen van functionele en analytische cookies.