Header met kruimelpad

De basis van de samenwerking

Tekst (1 kolom, smal)

Organisatie van projecten

Organisatie van projecten

Wie is waar verantwoordelijk voor? Wat verwachten we van elkaar? Wie trekt het project binnen de investeringsagenda? Wat doen de regioraad en het DB? En wat als er een meningsverschil is? We creëren helderheid.
Tekst (1 kolom, smal)

Duidelijkheid over rolverdeling en verantwoordelijkheden

Duidelijkheid over rolverdeling en verantwoordelijkheden

De Vervoerregio vindt duidelijkheid over de organisatie van een project en de rolverdeling belangrijk. Wie zijn de opdrachtgevers en wat zijn de escalatielijnen van een project, zowel ambtelijk als bestuurlijk. De betrokken partijen bepalen gezamenlijk of ze in een project met een stuurgroep, directeurenoverleg of ambtelijk overleg werken. In de initiatieffase van een project maken we duidelijke afspraken over de organisatie. Bijstellen gedurende de voorbereiding kan.

Projectorganisatie: wegbeheerder & de Vervoerregio

Hieronder is een algemeen organisatieschema voor de samenwerking tussen de Vervoerregio (blauw) en de projecttrekker / wegbeheerder. Als de Vervoerregio een project zelf trekt, geldt vrijwel hetzelfde plaatje.

Als referentie hanteert de Vervoerregio het volgende samenwerkingsmodel:

  • Projectteam van trekkende partijen met diverse ‘IPM-rollen’.
  • Coördinatiegroep/projectteam met vertegenwoordigers relevante stakeholders.
  • Eventueel begeleidingsgroep met overige (minder direct) betrokken partijen.
  • Een regelmatig directeuren-/MT-overleg als escalatie en ‘filter’ naar bestuur.
  • Ad hoc en indien noodzakelijk escalatie naar bestuurlijk niveau of stuurgroep.

Tekst (1 kolom, smal)

Inzet vanuit de Vervoerregio

Inzet vanuit de Vervoerregio

In overleg met de overige betrokken partijen, vullen we de betrokkenheid van de Vervoerregio bij het project in. De input van de Vervoerregio zal gericht zijn op een zo groot mogelijke bijdrage aan het behalen van de regionale beleidsdoelstellingen. En op tijdige en efficiënte tot project realisatie.

De Vervoerregio kan vanuit verschillende rollen een bijdrage leveren aan een project:

  • Alleen als belangenbehartiger.
  • Als belangenbehartiger en financierder.  
  • Door het project actief te ondersteunen. Bijvoorbeeld met de inzet van menskracht in het projectteam of door specifieke kennis en ervaring te bieden.
  • Als projecttrekker.

Samen met de andere partners zoekt de Vervoerregio naar de meest efficiënte inzet. Die zal voor de Vervoerregio per project verschillen. In eenvoudige projecten of projecten met een beperkt belang voor de Vervoerregio, kan dat op hoofdlijnen zijn. Als partijen daar maar goede afspraken over maken. In complexe opgaven met een groot belang voor de Vervoerregio, zal de Vervoerregio ook intensief betrokken moeten zijn.

Bij bepaalde OV-projecten in de verkenning en/of planstudie zal de vervoerder een rol hebben. Bijvoorbeeld als het afgeven van een bedieningsgarantie vereist is.

Tekst (1 kolom, smal)

Projectbegeleider eerste aanspreekpunt

Projectbegeleider eerste aanspreekpunt

De projectbegeleider is vanaf het eind van de initiatieffase het eerste aanspreekpunt voor de partijen die met de Vervoerregio te maken hebben. De projectbegeleider kan een actieve en signalerende rol spelen en aanwezig zijn bij overleggen met de projectpartners.

Projectbegeleider: spin in het web

De projectbegeleider is de spin in het web vanuit de Vervoerregio. Hij/zij legt de noodzakelijke contacten met de deskundigen van de Vervoerregio. Als het nodig is zitten die direct aan tafel. Dat kan bijvoorbeeld efficiënt zijn als het gaat om heel specifieke kennis ten aanzien van het openbaar vervoer of fietsverkeer.

Eerst de programmamanager

Voordat een projectbegeleider is aangesteld, onderhoudt de programmamanager van de investeringsagenda de contacten met de projectleider of opdrachtgever vanuit de wegbeheerder. Gedurende de initiatieffase draagt de programmamanager het contact over aan een projectbegeleider van de Vervoerregio.

Vanaf dat moment is de projectbegeleider degene die de belangen van de Vervoerregio vertegenwoordigt. Ook als de Vervoerregio medewerkers inzet die in het projectteam meewerken aan de onderzoeken en studies (bijvoorbeeld op detacheringsbasis).

Tekst (1 kolom, smal)

Escalatielijnen bij de Vervoerregio

Escalatielijnen bij de Vervoerregio

Vanuit de Vervoerregio zijn aan de projectbegeleider altijd een verantwoordelijk afdelingshoofd en een verantwoordelijke portefeuillehouder gekoppeld. Het afdelingshoofd neemt bijvoorbeeld zitting in een directeurenoverleg of onderhoudt contact met de ambtelijk opdrachtgever van de projecttrekker. Op dezelfde wijze neemt de portefeuillehouder van de Vervoerregio deel aan de (eventuele) stuurgroep en onderhoudt contact met de verantwoordelijke bestuurder(s) van de andere partij(en). Daarmee zijn de escalatielijnen vanuit de Vervoerregio altijd duidelijk.

Tekst (1 kolom, smal)

Projecttrekkerschap door de Vervoerregio

Projecttrekkerschap door de Vervoerregio

De Vervoerregio kan het projecttrekkerschap voor haar rekening nemen bij:

  • projecten met een sterk regionaal belang;
  • gemeentegrensoverschrijdende projecten;
  • projecten met veel verschillende stakeholders en belangen.

Het projecttrekkerschap kan per fase verschillen. De Vervoerregio heeft veel ervaring als projecttrekker van verkenningen en planstudies. Het trekkerschap in planuitwerkingen en de realisatiefase is echter ook mogelijk, inclusief de aanbestedingsprocedure. Zolang er tussen de Vervoerregio en de wegbeheerder maar goede afspraken zijn over de verdeling van rollen en verantwoordelijkheden en risico’s. 

Afspraken investeringsagenda

In de investeringsagenda zijn soms specifieke afspraken gemaakt over het trekkerschap. Zo bestaan in de investeringsagenda Openbaar Vervoer duidelijke afspraken over gemeente-grensoverschrijdende projecten en projecten die zich binnen de gemeentegrenzen van Amsterdam afspelen. In het eerste geval is de Vervoerregio projecttrekker, in het laatste geval is dat de gemeente Amsterdam.

Projectleider én projectbegeleider

In overleg met de betrokken partijen kan de Vervoerregio, ook als zij projecttrekker is, een aparte projectbegeleider aanstellen (naast de projectleider). Bij grote projecten met uiteenlopende belangen is het vaak zuiverder om zo de belangen van de Vervoerregio te vertegenwoordigen. In kleine projecten kan de projectleider de rollen combineren. 

Tekst (1 kolom, smal)

Afstemming programma’s en investeringsagenda

Afstemming programma’s en investeringsagenda

Elk project waar de Vervoerregio een bijdrage aan levert, moet in de initiatieffase opgenomen zijn in de investeringsagenda. Hoe dat werkt staat in deel 2. De programmamanagers van de investeringsagenda coördineren de verdeling van het BDU-budget vanuit de Vervoerregio, zodat besteding ervan op het juiste moment en aan de juiste projecten gebeurt. In de initiatieffase – met de programmamanager als aanspreekpunt voor de wegbeheerder(s) – gaan we na of het project past in het beleid, kansrijk is en voldoende prioriteit heeft. Zie verder: deel 2.


De projectbegeleider van de Vervoerregio

In de loop van de initiatieffase (bij het opstellen van een plan van aanpak voor de verkenning), stellen we een projectbegeleider aan. Deze is nu het eerste aanspreekpunt voor de betrokken wegbeheerder(s).

De projectbegeleider gaat bij elke faseovergang bij de betrokken programmamanager(s) na of de dekking van het project op orde is. Daarbij komen de volgende aspecten aan de orde:

  • draagt het project (nog steeds) voldoende bij aan de beleidsdoelen;
  • is er voldoende budget beschikbaar, onder meer als de kosten hoger uitpakken;
  • is de kosteneffectiviteit van het project voldoende;
  • is er geen negatieve impact op gerelateerde projecten.

Als er sprake is van scope- of kostenwijzigingen, vindt uiteraard teruglegging bij de investeringsagenda plaats. De projectbegeleider legt de voorstellen, met advies van de programmamanager(s) en in overleg met het verantwoordelijk afdelingshoofd, voor aan het bestuur. 

Project als onderdeel van deelprogramma

Een project maakt altijd onderdeel uit van de investeringsagenda, maar kan ook onderdeel uitmaken van een specifiek inhoudelijk deelprogramma. Bijvoorbeeld bij een aantal projecten voor het opwaarderen van een HOV-verbinding). In dat geval stemt de projectbegeleider af met het deelprogramma en de programmamanager van het deelprogramma met de investeringsagenda.

Tekst (1 kolom, smal)

Bestuurlijke besluitvorming: regioraad

Bestuurlijke besluitvorming: regioraad

Het uitvoeringsprogramma van de Vervoerregio en de programma’s van de investeringsagenda zijn een verantwoordelijkheid van de regioraad van de Vervoerregio. De Regioraad gaat dus over de verdeling van de budgetten over programma’s en projecten. In de begroting stelt de raad het budget voor het komend jaar vast en geeft een doorkijk op de budgetten voor de jaren daarna.

Tekst (1 kolom, smal)

Bestuurlijke besluitvorming: dagelijks bestuur

Bestuurlijke besluitvorming: dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur van de Vervoerregio is verantwoordelijk voor de invulling van de projecten en maatregelen binnen de kaders die door de regioraad zijn gesteld. In de voorbereiding van projecten leggen we alle promotiebesluiten naar een volgende fase voor aan het dagelijks bestuur. Dat gaat als volgt. De projecttrekker/wegbeheerder verzoekt een project naar de volgende fase te promoveren. Het portefeuillehoudersoverleg brengt advies uit. Vervolgens dient de verantwoordelijk portefeuillehouder het verzoek in bij het dagelijks bestuur, dat beslist.

Tekst (1 kolom, smal)

Bezwaar en beroep

Bezwaar en beroep

Tegen elk besluit dat de Vervoerregio neemt over een financiële bijdrage, kan de aanvrager (meestal de wegbeheerder) gebruik maken van de bezwaar- en beroepsprocedure. We wijzen de aanvrager daar bij elk besluit specifiek op.

De procedure is echter ingewikkeld en tijdrovend. Bij een verschil van mening is het daarom verstandig om gebruik te maken van de (bestuurlijke) escalatielijnen van het project zelf. Het opstarten van een formele procedure voor bezwaar en beroep blijkt dan vaak niet nodig. De Vervoerregio wil meningsverschillen juist zo veel mogelijk voorkomen. Daarom hechten wij er sterk aan het borgen van tijdige betrokkenheid en optimale afstemming over de (bestuurlijke) besluitvorming.
Tekst items

Vervoerregio maakt gebruik van cookies

Beste bezoeker,

Op onze website plaatsen wij alleen functionele en analytische cookies. Deze zijn noodzakelijk om de website goed te laten werken, het gebruik te kunnen meten en onze website te kunnen verbeteren. Uit deze cookies zijn geen persoonlijke gegevens te herleiden, ze zijn volledig geanonimiseerd.

Wij bieden u de mogelijkheid om onze artikelen via de website te plaatsen op social media. Wanneer u hiervoor kiest, wordt u doorgeleid naar een andere partij. Op social media kunnen er andere instellingen en voorwaarden gelden. Stelt u zich hiervan op de hoogte.

Door op ‘Akkoord’ te klikken of deze website te gebruiken ga je akkoord met het plaatsen van functionele en analytische cookies.

Vervoerregio maakt gebruik van cookies

Beste bezoeker,

Op onze website plaatsen wij alleen functionele en analytische cookies. Deze zijn noodzakelijk om de website goed te laten werken, het gebruik te kunnen meten en onze website te kunnen verbeteren. Uit deze cookies zijn geen persoonlijke gegevens te herleiden, ze zijn volledig geanonimiseerd.

Wij bieden u de mogelijkheid om onze artikelen via de website te plaatsen op social media. Wanneer u hiervoor kiest, wordt u doorgeleid naar een andere partij. Op social media kunnen er andere instellingen en voorwaarden gelden. Stelt u zich hiervan op de hoogte.

Door op ‘Akkoord’ te klikken of deze website te gebruiken ga je akkoord met het plaatsen van functionele en analytische cookies.