Header met kruimelpad

Fasering van initiatief naar realisatie

Tekst (1 kolom, smal)

Realisatiefase

Bij een rimpelloze of juist niet zo perfecte uitvoering. Of bij signalering van extra kansen. Het is zaak de Vervoerregio altijd en tijdig te informeren. Voor het meedenken in oplossingen. En soepele betalingen. Op weg naar een goede afronding van het project.

Tekst (1 kolom, smal)

(Financiële) betrokkenheid de Vervoerregio rond de uitvoering

Op basis van de aanbesteding vindt in de realisatiefase uitvoering van de werkzaamheden plaats om de bereikbaarheidsmaatregel te realiseren. Betrek de Vervoerregio (volgens afspraak) in de periode richting de start van de uitvoering indien nodig bij de aanbesteding, gunning en het omgevingsmanagement. Gedurende de uitvoering is de Vervoerregio op een of andere wijze altijd betrokken. In ieder geval om te komen tot een tijdige en efficiënte afhandeling van de tussentijdse voorschotbetalingen. Dit aan de hand van het afgesproken kasritme, zoals vastgelegd in de subsidiebeschikking.

Tekst (1 kolom, smal)

Doelen & gewenst resultaat

Doel 

  1. Daadwerkelijke realisatie van de bereikbaarheidsmaatregel. En het structureel informeren van de Vervoerregio over de voortgang en eventuele ontwikkelingen in planning, scope, kosten en dergelijke.
  2. Uitbetaling vastgelegde voorschotbetalingen (kasritmes), bijvoorbeeld op basis van de te behalen mijlpalen
Resultaat 

  1. Oplevering, in gebruik name en vaststelling van de financiële bijdrage door de Vervoerregio.
  2. Gedurende de uitvoering voorschotbetalingen indienen en betalingen uitvoeren door de Vervoerregio, conform de vastgelegde afspraken.

Tekst (1 kolom, smal)

Samenwerking, communicatie en afronding realisatiefase

Bij het maken van de afspraken bij de afronding van de planuitwerking leggen we ook vast welke organisatie en welk overleg we uitgaan gedurende de uitvoering. Dit verschilt per bereikbaarheidsmaatregel. Bij complexe en langlopende projecten is een meer vaste opzet waarschijnlijk. Het is dan zaak de Vervoerregio bijvoorbeeld aan de hand van concept-voortgangsrapportages over de stand van zaken en eventuele knelpunten te informeren.

Niet alles volgens planning?

Bij de informatievoorziening ligt de nadruk op de scope en planning, zodat afronding van de realisatie gebeurt zoals afgesproken is. Is er sprake van afwijkingen, dan moet u de Vervoerregio tijdig informeren. We kunnen dan meedenken over mogelijke maatregelen om dit juist te beheersen. Dit raakt ook het tijdig in procedure brengen van voorschotbetalingen. Blijkt een afgesproken scope niet realiseerbaar, dan is direct overleg met de Vervoerregio en de overige relevante stakeholders noodzakelijk. Gezamenlijk zullen we mogelijkheden bespreken om de doelen van de bereikbaarheidsmaatregel toch te behalen, in lijn met de in de beschikking vastgelegde afspraak.

Extra kansen?

Het kan ook zijn dat zich kansen voor doen. Bijvoorbeeld aanvullende maatregelen die niet in de scope zijn opgenomen. We bekijken de mogelijkheden. Op basis van aanvullende besluitvorming met bijbehorende afspraken over financiële inbreng, kunnen we de maatregelen mogelijk meenemen in de uitvoering. De financiële stand op dat moment en de verwachte eindprognose betrekken we bij de beslissing. Misschien is er ruimte binnen het beschikbare budget. In overleg maken we dit expliciet en leggen het ter besluitvorming voor.

Schouw voor formele oplevering

Bij afsluiting van de realisatiefase dient de wegbeheerder altijd een opleveringsdocument met prestatieverklaring in bij de Vervoerregio. De Vervoerregio voert altijd een schouw uit om de oplevering en de gerealiseerde scope formeel te bevestigen. De Vervoerregio neemt het initiatief, de aanvrager werkt mee aan het organiseren van de schouw.

Publieke aankondiging ingebruikname

De afronding van de realisatiefase, is gericht op een financiële afsluiting van het project. Het is ook een markering van de daadwerkelijke ingebruikname. Over het algemeen staan we hier communicatief bij stil, bijvoorbeeld met een persbericht. Of met een officiële openingshandeling voor de betrokken bestuurders en/of de gebruikers en omwonenden. Betrek de Vervoerregio hier actief bij om dit gezamenlijk invulling te geven.

Tekst (1 kolom, smal)

Afsluiting en verantwoording

Bij de afronding van de planuitwerkingsfase is er al een beeld van de organisatie gedurende de realisatie en de wijze waarop de financiële afsluiting tot stand komt. Aan het einde van de  realisatiefase bespreekt de wegbeheerder met de Vervoerregio het proces om te komen tot afsluiting. Voor de verantwoording is de volgende informatie nodig:

  • voortgangsrapportages;
  • declaratieoverzichten;
  • eindrapportage;
  • slotrapportage;
  • accountantsverklaring.

Een accountantsverklaring is alleen noodzakelijk als een beschikking op basis van werkelijk gemaakte kosten is afgegeven.

Na goedkeuring van de Vervoerregio stellen we de financiële bijdrage definitief vast. Is er een afwijking van de oorspronkelijke beschikking of gemaakte afspraak of is er een andere aanleiding? Dan kunnen we de afsluiting voorleggen aan het dagelijks bestuur van de Vervoerregio.

Tekst items

Vervoerregio maakt gebruik van cookies

Beste bezoeker,

Op onze website plaatsen wij alleen functionele en analytische cookies. Deze zijn noodzakelijk om de website goed te laten werken, het gebruik te kunnen meten en onze website te kunnen verbeteren. Uit deze cookies zijn geen persoonlijke gegevens te herleiden, ze zijn volledig geanonimiseerd.

Wij bieden u de mogelijkheid om onze artikelen via de website te plaatsen op social media. Wanneer u hiervoor kiest, wordt u doorgeleid naar een andere partij. Op social media kunnen er andere instellingen en voorwaarden gelden. Stelt u zich hiervan op de hoogte.

Door op ‘Akkoord’ te klikken of deze website te gebruiken ga je akkoord met het plaatsen van functionele en analytische cookies.

Vervoerregio maakt gebruik van cookies

Beste bezoeker,

Op onze website plaatsen wij alleen functionele en analytische cookies. Deze zijn noodzakelijk om de website goed te laten werken, het gebruik te kunnen meten en onze website te kunnen verbeteren. Uit deze cookies zijn geen persoonlijke gegevens te herleiden, ze zijn volledig geanonimiseerd.

Wij bieden u de mogelijkheid om onze artikelen via de website te plaatsen op social media. Wanneer u hiervoor kiest, wordt u doorgeleid naar een andere partij. Op social media kunnen er andere instellingen en voorwaarden gelden. Stelt u zich hiervan op de hoogte.

Door op ‘Akkoord’ te klikken of deze website te gebruiken ga je akkoord met het plaatsen van functionele en analytische cookies.